マイナンバーの収集方法

事業者が従業員のマイナンバー（個人番号）を収集するためには、まず「源泉徴収票を作成するため」、「健康保険・厚生年金保険加入手続きのため」など、利用目的を特定し明示する必要があります。

利用目的を明示する方法は、書面に利用目的を記載し掲示板に貼る、社内ポータルのお知らせや掲示板などに掲載するなど、従来から行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行うことができます。

なお、複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが、利用目的を後から追加することはできません。そのため利用目的が追加・変更される場合はその旨を従業員に明示し、改めてマイナンバーを収集する必要があります。

マイナンバーを収集する際、事業者の担当者が本人確認をする必要があります。

従業員が個人番号カードを保有している場合は、個人番号カードの写しを提出していただきます。

従業員が個人番号カードを保有していない場合は、通知カードまたはマイナンバーが記載された住民票の写しと、運転免許証やパスポートなど身元が確認できる資料を提出していただく必要があります。

なお、上記での本人確認が困難な場合は、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できること、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなどにより、身元確認を省略することが認められています。

詳しくは内閣官房が公開している本人確認の措置についてをご覧ください。

扶養親族がいる場合、年末調整で扶養控除等申告書を記載してもらっていると思いますが、この申告書に記載する扶養親族のマイナンバーの本人確認は従業員自らが行えばよく、事業主は行う必要はありません。

ただし従業員の扶養親族が国民年金3号被保険者の届け出をしている場合は、事業主が本人確認をする場合もあります。

事業主は基本的には扶養親族の本人確認をする必要はありませんが、収集したマイナンバーが間違っている場合、マイナンバー関連事務に問題が発生することも考えられますので、通知カードの写しなどマイナンバーが確認できる資料を提出していただいたほうがベターだと思われます。

事業者が従業員のマイナンバー（個人番号）を収集するためには、まず利用目的を明示し提供されたマイナンバーの本人確認を行う必要があります。そのため社内業務を見直し、どの業務でマイナンバーを利用するのかを明確にし、それを明示するための手段及び本人確認の手順を検討しておきましょう。