マイナンバーの保管と廃棄

マイナンバー（個人番号）を含む特定個人情報は、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。

また、給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期限は7年間と定められておりますが、このようにマインバーが記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することになります。

詳しくは以下の国税庁ホームページをご確認ください。

以下のような場合は、マイナンバーを含む特定個人情報を継続的に保管することができます。

雇用契約等の継続的な契約関係にある場合
従業員等から提供を受けた個人番号を給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等のために翌年度以降も継続的に利用する必要が認められる。
従業員等が休職している場合
復職が未定であっても雇用契約が継続していることから、特定個人情報を、継続的に保管できると解されます。
土地の賃貸借契約等の継続的な契約関係にある場合
支払調書の作成事務のために継続的に個人番号を利用する必要が認められる。

特定個人情報の保管には情報漏えいのリスクが付きまといますので、事業者には適切な安全管理措置を講ずることが求められます。

社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合、かつ所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければなりません。

なお、マイナンバー部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で保管を継続することは可能です。

マイナンバーもしくは特定個人情報ファイルを削除した場合は、確実に削除されたことが後から確認できるよう記録を残しておきましょう。

削除又は廃棄の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する必要があります。

特定個人情報を廃棄する手法を以下に例示します。

廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断することが認められています。

マイナンバーは一定期間保管後、必ず廃棄または削除しなければなりません。そのため廃棄または削除を前提とした「保管体制」を構築することが望ましいでしょう。